Fondée en 2014 à Nantes, Kiplin est une startup labellisée ESUS (Entreprise Solidaire d'Utilité Sociale) qui édite des jeux de santé numériques. Sa mission : lutter contre la sédentarité en entreprise grâce à des challenges connectés qui remettent les collaborateurs en mouvement de façon ludique.
Avec plus de 500 employeurs accompagnés — dont des grands groupes comme GRDF et Harmonie Mutuelle — Kiplin s'appuie sur une application mobile disponible en 5 langues et des programmes mêlant jeux d'équipe, séances d'activité physique en visio et bilans de condition physique.
Côté outils, Kiplin utilise HubSpot Sales Hub pour piloter son activité commerciale et Pennylane pour sa gestion financière et sa facturation. Deux outils qui, jusqu'ici, fonctionnaient en silos.
Avant l'intervention de Scalizer, les commerciaux de Kiplin rédigeaient leurs devis directement dans Pennylane. Chaque devis était signé à la main par le client, puis le commercial devait envoyer manuellement un email au service financier avec l'ensemble des éléments nécessaires à la facturation.
Ce fonctionnement en silos entre le CRM et l'outil de facturation engendrait plusieurs problèmes concrets :
Avec la croissance de Kiplin et la complexité de son modèle commercial — mêlant ventes ponctuelles (animations, jeux), abonnements mensuels et facturations bi-annuelles — ces processus manuels n'étaient plus tenables.
Le connecteur natif HubSpot-Pennylane ne répondait pas aux besoins spécifiques de Kiplin : gestion de factures d'acomptes automatiques, abonnements hybrides avec première facture incluant des produits one-shot, et facturation bi-annuelle en deux échéances. Ces logiques métier complexes nécessitaient un développement sur mesure.
Scalizer a apporté son expertise de partenaire HubSpot et sa maîtrise de l'API Pennylane pour concevoir une solution technique robuste, déployée en architecture serverless (Google Cloud Functions) pour un coût d'hébergement inférieur à 2€/mois.
L'approche méthodique de Scalizer — ateliers de conception, développement itératif, phase de tests rigoureux et formation des équipes — a permis de livrer le projet en 5 semaines avec une adoption immédiate par les équipes commerciales et financières.
Grâce au connecteur développé par Scalizer, Kiplin dispose désormais d'une intégration complète entre son CRM et sa comptabilité.
Automatisation intelligente de la facturation : Dès qu'une transaction passe en "Fermée-gagnée" dans HubSpot, le connecteur crée automatiquement le client dans Pennylane (ou le met à jour), puis génère les factures ou abonnements selon trois scénarios : facture unique, facturation en deux échéances (50/50 sur 6 mois), ou abonnement mensuel sur 12 mois. Les remises configurées dans HubSpot sont automatiquement reportées.
Synchronisation bidirectionnelle : Le catalogue produits est synchronisé quotidiennement de Pennylane vers HubSpot, garantissant que les commerciaux travaillent toujours avec des prix à jour. Les statuts de facturation remontent dans le CRM pour une visibilité totale.
Gestion proactive des reconductions : Le système crée automatiquement des transactions de renouvellement 90 jours avant la fin d'engagement, avec des tâches assignées aux commerciaux pour anticiper chaque reconduction.
Signature électronique intégrée : Les devis sont désormais générés et signés directement depuis HubSpot, éliminant les allers-retours papier et accélérant la contractualisation.
Les commerciaux n'ont plus besoin de toucher à Pennylane. Le service financier reçoit des factures fiables, automatiquement générées. Et la direction dispose d'une visibilité en temps réel sur l'état de la facturation et des abonnements.
Vous aider à croître quand vous le souhaitez et à être rentable tout le temps.
