Cas client

L’orchestration financière multi-entités via HubSpot et Regate

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Secteur
Services aux entreprises
Taille
100
Localisation
Paris
Solution
HubSpot

Le ClientGrant Alexander est un groupe de conseil et de services RH multi-spécialiste (Executive Search, Management de Transition, Leadership Development).

Avec une structure complexe composée de plusieurs Business Units et entités juridiques distinctes, ils gèrent des missions à forte valeur ajoutée impliquant souvent plusieurs consultants sur un même dossier.

La croissance du groupe se heurtait à un mur administratif : la déconnexion entre le commerce et la finance.

  • Outils obsolètes : L'outil métier historique atteignait ses limites pour la facturation, obligeant à une double saisie manuelle dans Regate.
  • Données silotées : Les commerciaux (sur HubSpot) n'avaient aucune visibilité sur le statut des factures sans harceler la comptabilité.
  • Complexité de facturation : Gestion de règles métiers lourdes (acomptes, soldes, répartition des honoraires entre plusieurs consultants) et risque élevé d'erreurs d'affectation entre les 7 entités du groupe.
  • Perte de temps : L'équipe finance passait ses semaines à chasser les informations manquantes (bons de commande, adresses de facturation) et à maintenir des tableaux Excel "usines à gaz" pour le suivi du chiffre d'affaires.

7
Entités juridiques synchronisées
100 %
Suppression de la double saisie
-5 J
Réduction du délai de facturation (DSO)

Les solutions "no-code" classiques (Zapier/Make) ne pouvaient pas supporter la logique conditionnelle complexe de Grant Alexander (split de commissions, multi-entités, gestion des avoirs).

Nous avons déployé une architecture Serverless robuste hébergée sur AWS :

  • Cœur technologique : Scripts Python exécutés via une Lambda AWS pour une flexibilité totale des règles métiers.
  • Orchestration : API Gateway pour réceptionner les webhooks HubSpot et EventBridge pour la synchronisation périodique.
  • Logique Bidirectionnelle :
    1. HubSpot → Regate : Création automatique des clients et des brouillons de factures dès qu'une transaction est gagnée ou qu'un jalon de facturation est atteint. Mapping intelligent des 7 entités juridiques.
    2. Regate → HubSpot : Remontée quotidienne des statuts de paiement et des PDF de factures directement dans le CRM.
  • Monitoring : Intégration de Sentry pour la gestion d'erreurs en temps réel, garantissant qu'aucune facture ne passe à la trappe.

Le Livrable

Connecteur sur mesure
Connexion d'HubSpot avec des solutions financières, ERP, et de toute autre solution de l'écosystème du client

La barrière entre les ventes et la comptabilité a disparu. Les consultants déclenchent désormais leurs demandes de facturation directement depuis HubSpot via un objet personnalisé, en précisant les répartitions d'honoraires. Le connecteur prend le relais : il vérifie la donnée, crée le tiers dans Regate s'il n'existe pas, et génère le brouillon comptable parfait dans la bonne entité juridique.

L'équipe finance ne fait plus de saisie, uniquement de la validation. Le recouvrement est accéléré, les erreurs d'imputation ont disparu et le management dispose d'un reporting fiable du chiffre d'affaires en temps réel, sans passer par Excel.

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